Une communication claire et opportune peut faire toute la différence dans la gestion d'un club, d'un événement ou d'un programme d'adhésion. Que vous envoyiez un rappel rapide, partagiez des résultats ou fassiez la promotion d'un événement à venir, notre outil Courriel de masse vous offre tout ce dont vous avez besoin pour communiquer directement avec votre public, sans jamais quitter la plateforme.

1. Image de marque, gabarits et courriels riches en HTML

Vos courriels doivent être aussi professionnels que votre organisation. Grâce à notre éditeur de courriel intégré, vous pouvez facilement inclure le logo de votre organisation, ajouter une bordure personnalisée et créer des messages riches en HTML qui correspondent au style de votre marque.

Vous pouvez également enregistrer et réutiliser des gabarits pour les messages récurrents tels que les rappels d'événements, les renouvellements d'adhésion ou les notes de remerciement, ce qui rend la communication cohérente et efficace.

Exemple d'une page d'administration permettant de créer et d'envoyer des courriels de masse aux personnes inscrites.

 

2. Communication ciblée

Il n'est pas nécessaire que tous les messages soient envoyés à tout le monde. Notre fonctionnalité d'envoi de courriels de masse vous permet de filtrer et cibler des destinataires spécifiques à partir de votre page Voir les inscrits — par exemple, uniquement les athlètes, les entraîneurs, les parents ou les bénévoles. Vous pouvez également filtrer les informations que vous collectez auprès de vos inscrits, telles que la date d'inscription, le type d'adhésion, la catégorie d'âge, le club ou les questions personnalisées du formulaire.

Exemple illustrant comment cibler les « Entraîneurs » qui sont « Inactif ».

 

3. Historique et statistiques

Vous souhaitez connaître les performances de vos courriels ? La section Historique et statistiques vous fournit une analyse détaillée des courriels que vous avez envoyés, incluant :

  • Destinataires
  • Livraisons
  • Ouvertures
  • Rebond
  • Lien les plus cliqués

Ces informations vous aident à comprendre ce qui fonctionne le mieux et à identifier les adresses invalides ou inactives afin que vous puissiez conserver des listes propres et efficaces.

 

4. Ajouter des adresses e-mail supplémentaires à votre liste

Parfois, vous devez rejoindre plus que vos inscrits. Vous pouvez inclure des adresses de courriel personnalisées ou ajouter automatiquement des contacts supplémentaires à partir des questions supplémentaires de votre formulaire d'inscription.

C'est idéal pour envoyer des mises à jour aux parents, tuteurs, bénévoles ou membres du conseil d'administration qui ont également besoin d'être informés.

Option 1 : Vous pouvez ajouter des questions supplémentaires (en vous assurant que le type de question est défini comme « Courriel ») à votre formulaire d'inscription pour d'autres adresses courriel, telles que l'adresse courriel des parents/tuteurs, l'adresse courriel des personnes à contacter en cas d'urgence, l'adresse courriel professionnelle, etc. Lorsque le type de question est défini comme « Courriel », ces adresses deviennent accessibles dans la fonctionnalité Courriel de masse.

Option 2 : Dans la fenêtre contextuelle « Courriel de masse », vous pouvez cliquer sur le lien « Ajouter le courriel » pour ajouter des adresses courriel supplémentaires qui ne se trouvent pas dans votre liste d'abonnés. Cette fonction peut être utilisée pour les personnes qui souhaitent recevoir vos communications mais qui ne sont pas directement inscrites, comme les parents, etc.

Exemple illustrant comment envoyer des courriels à des adresses spécifiques configurées dans votre formulaire d'inscription ou à des destinataires ajoutés manuellement.

 

5. Variables personnalisées (Nouvelle fonctionnalité !)

Notre toute dernière fonctionnalité, les variables personnalisées, vous permet de personnaliser vos courriels à l'aide de champs dynamiques. Insérez des espaces réservés tels que « Prénom », « Nom du club », « Lien d'inscription pour renouvellement » ou « Date d'inscription pour renouvellement », et le système les remplacera automatiquement par les informations réelles de chaque destinataire.

Il s'agit d'une personnalisation à grande échelle, qui permet à vos courriels d'avoir un aspect individuel, même lorsque vous les envoyez à des milliers de destinataires.

Exemple d'ajout de variables personnalisées à vos courriels.

 

6. Modification de l'adresse courriel de l'expéditeur

Assurez-vous que vos communications sont alignées avec votre organisation. Vous pouvez modifier l'adresse de l'expéditeur afin que les messages apparaissent comme provenant de l'adresse courriel de votre club ou de votre événement plutôt que de l'adresse par défaut du système.

Si vous gérez plusieurs adresses courriel, vous pouvez toutes les ajouter. Elles apparaîtront dans un menu déroulant pratique, vous permettant de choisir l'adresse à partir de laquelle envoyer chaque message.

Cela contribue à établir un rapport de confiance et permet aux destinataires de vous répondre plus facilement, à vous ou à votre équipe.

 

7. Pièces jointes

Vous avez besoin de partager un calendrier au format PDF, un guide d'adhésion ou une affiche d'événement ? Vous pouvez facilement joindre des documents, des images ou des ressources directement à vos courriels.

Pas besoin de partager des fichiers en externe : tout peut être fait de manière transparente dans l'outil de courriel de masse.

 

8. Tester avant d'envoyer

Même les meilleurs communicateurs font des fautes de frappe ! Utilisez les options « Aperçu » ou « Envoyer un courriel test » pour vérifier votre message avant de l'envoyer.

Assurez-vous que tout, des images aux liens, s'affiche exactement comme prévu avant d'être envoyé à l'ensemble de votre liste.

 

9. Centre de messagerie

Chaque inscrit a accès à son propre Centre de messagerie, où il peut consulter toutes les communications qui lui ont été envoyées en un seul endroit pratique.

Même si quelqu'un supprime un courriel de sa boîte de réception personnelle, l'historique complet des messages reste disponible dans son compte, ce qui garantit qu'aucune information importante ne sera jamais perdue.

Depuis le centre de messagerie, les destinataires peuvent également gérer leurs préférences de communication, en s'abonnant ou en se désabonnant de certains types de messages selon leurs besoins.

Cela permet à vos membres et participants de contrôler entièrement la manière dont ils restent informés, tout en garantissant la conformité totale de votre organisation avec les meilleures pratiques en termes de communication.

 

10. Cas d'utilisation et exemples concrets

Voici quelques exemples illustrant comment les organisations utilisent l'outil d'envoi de courriels de masse dans leurs communications quotidiennes.

Example 1 Exemple d'utilisation d'un de nos modèles intégrés.
Example 2 Exemple d'un courriel simple comprenant différents types de pièces jointes.

 

Example 1 Exemple de notre bulletin d'information du lancement de Trackie lorsque nous avons introduit le nouveau système en 2023 !
Example 2 Exemple d'un design HTML riche personnalisé tiré du bulletin d'information de Pickleball Canada.

 

Conclusion

Notre fonctionnalité d'envoi de courriels de masse est bien plus qu'un simple outil de messagerie : c'est une plateforme de communication complète intégrée à votre système d'inscription. Elle vous aide à rester connecté, professionnel et organisé, le tout en un seul endroit.

Pour ceux qui gèrent déjà des listes marketing via MailChimp, notre plateforme offre une intégration directe via l'API MailChimp., vous permettant de synchroniser automatiquement vos contacts sans étapes supplémentaires. Vous pouvez également exporter vos contacts manuellement sous forme de fichier CSV si vous préférez utiliser une autre plateforme de messagerie électronique ou de marketing.

Mais n'oubliez pas : dans la plupart des cas, vous n'avez absolument pas besoin de MailChimp. Notre service intégré d'envoi d'e-mails en masse vous offre déjà tout ce dont vous avez besoin pour communiquer de manière riche, personnalisée et à l'image de votre marque, directement intégré à vos données d'inscription et d'adhésion.

Si vous ne l'avez pas encore essayé, connectez-vous à votre tableau de bord et découvrez dès aujourd'hui les fonctionnalités courriel de masse et centre de messagerie. Vous serez surpris de voir à quel point elles sont faciles à utiliser (et puissantes).

Pour en savoir plus, consultez notre base de connaissances ou cette vidéo d'instructions rapide.